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[原创]巧用图表来表达

發帖：shuchong | 2010/1/22 14:15:11 | 第 1 樓

[原创]巧用图表来表达

     圖表在咨詢師制作的咨詢報告中發揮著重大的作用，善于運用圖表來表達自己意圖的咨詢師，總是能夠更加清晰的展示和表達自己的思考以及想要傳達的訊息，能夠更加有效地進行與聽眾之間的交流。圖表是咨詢師傳達信息的一種重要形式的語言，圖表的巧妙運用往往比單純的文字具有更好的表達效果。如麥肯錫等很多知名的國際咨詢公司，都非常重視對咨詢師巧妙使用圖表能力的培訓。下面分享幾個巧用圖表的方式方法，希望對大家有所幫助。
     第一，一定要避免APK綜合癥。其典型癥狀就是報告者更關心的是他把什么東西放到了圖表中，而不是聽眾可以從中獲取什么。使用圖表做報告，很多人都會犯一個通病，那就是我要把盡量多的信息都放到圖表中，圖標看似信息很多，但是卻因為使用了一系列根本無關和難以理解的圖表信息，反而使得圖表的價值大大降低。為了做好報告，我們前期的準備工作肯定是會采集大量的原始數據和信息，但是這些沒有經過加工的原始信息是雜亂無章的，是沒有多大意義和價值的。我們產生價值的地方，就是通過自己的思考，把這些雜亂無章的信息進行整合，提煉出有價值的東西，這才會是對方感興趣的東西。做報告，一定不是一味的“給予”，做報告是要給聽眾傳達信息，只有你傳達的是他想要獲取的信息和他最關心的信息時，才會起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚對方想要聽的是什么。
     第二，選擇圖表的邏輯順序是：在弄清楚聽眾感興趣的東西之后，首先要做的就是結合其關注點，決定自己想要表達的信息。然后根據信息來確定相對關系，進而確定恰當的圖表形式。
     （一）圖表的五種基本形式：餅狀圖、條形圖、柱形圖、折線圖和散點圖。
     （二）其中根據數據分析出的相對關系，最常見的類型一共有五種：
     成分相對關系：顯示各部分占整體的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表達的關鍵詞是：份額、百分比、預計將要達到的百分之多少。例如：2007年A公司的市場份額占到整個行業中的40%。主要采取的圖表表達形式是餅狀圖。
     項目相對關系：顯示各項目的排列順序，我們想要比較事物的排列方法，是差不多，還是一個比另一個多。其所要表達的關鍵詞是：大于、小于或者大致相當。例如：4月份A產品的銷售額相當于B、C兩個產品的銷售總和；在各項指標中，顧客滿意度排名第二。主要采取的圖表表達形式是條形圖。
     時間序列相對關系：這是一種最為常見的相對關系，展示隨時間推移所產生的變化。即所占的比例或者額度隨著每年、每月、每天的變化趨勢是怎樣的。其所要表達的關鍵詞是：變化、增長、下降、上下波動等。例如：投資回報在過去的5年里急劇下跌；員工滿意度從2006年以來逐年提升。主要采取的圖表表達形式是柱狀圖和折線圖，或者更多時候是兩者的相互結合。
     頻率分布相對關系：展示各有多少項歸入一組數值范圍之內，即各數值范圍內包含了多少個項目。其所要表達的關鍵詞是：從X到Y, 集中、頻率與分布等。例如：某公司月收入從3000元到5000元有多少人。主要采取的圖表表達形式是柱狀圖和折線圖。
     相關性相對關系：展示兩個變量的關系是否符合預期的模式。其所要表達的關鍵詞是：…隨…而增長，隨…而下降，與…有關等。例如：訂單的大小與客戶的收入成正比；員工滿意度高與業績沒有直接關系。主要采取的圖表表達形式是條形圖和散點圖。
     第三，善用圖表小技巧：
     1. 運用箭頭、直線、陰影或者各種顏色等圖解強調特殊情況。例如：在大量的數據中，有一兩個數據是我們要特別強調的，可以采用變換不同的顏色或加深字體、變大字號。也可以利用箭頭來表示數據的增加趨勢等。
     2. 運用“視覺性比喻”形象表現想要闡明的信息。視覺性比喻包括日常能夠看到的事物，比如用兩只緊握的雙手表示合作與共贏，用迷宮表示不知道路在何方等。這些形象的表達都可以增強想要表達含義的形象性，可以加深聽報告者的印象。
     3. 重要圖表下要配以文字說明。圖表要簡要直觀，但對于重要圖表下的文字可以詳細一些。因為聽眾可能在聽報告的時候沒能來得及看你的文字說明，但事后可能會再仔細去看，如果圖表下有比較詳細的備注的話，會有利于他理解圖表、看懂報告。
     4. 制作多重圖表來演示用一個圖表不能表達的復雜信息，不要企圖用一張幻燈片或者圖表表達出你所有的觀點。而且“用1張幻燈片中陳述5個觀點與在5張幻燈片中陳述1個觀點所花的時間相同。” 將信息細分還會有利于讀者或聽眾吸收，并使其將注意力集中在一個觀點上，并且增加易讀性。

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