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| [推薦]與員工進(jìn)行有效溝通的七種方法 |
與員工進(jìn)行有效溝通的七種方法
  管理的過程，從本質(zhì)上說就是通過發(fā)揮各種管理功能，充分調(diào)動(dòng)人的積極性，提高機(jī)構(gòu)的效能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)共同目標(biāo)的過程。溝通從某種意義上講，就是管理的本質(zhì)。管理離不開溝通，溝通滲透于管理的各個(gè)方面。一個(gè)組織的溝通包括管理者與員工的溝通、員工之間的溝通以及組織與外部的溝通，其中，管理者與員工的溝通對于企業(yè)的長久發(fā)展和員工個(gè)人進(jìn)步都十分重要，那么，作為現(xiàn)代企業(yè)的管理者或是一名從事人力資源的工作者應(yīng)該如何有效地與員工進(jìn)行溝通呢？我們在咨詢工作中，收集歸納出以下七點(diǎn)：
  第一、要讓員工對溝通行為及時(shí)做出反饋
溝通的最大障礙在于員工誤解或?qū)芾碚咭庖娎斫獾牟粶?zhǔn)確，而讓員工對管理者的意圖做出反饋是減少這種問題的關(guān)鍵。而鑒定員工反饋是否有效的標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)量和準(zhǔn)確性。在企業(yè)管理中，企業(yè)管理者作為主動(dòng)發(fā)送者與員工進(jìn)行溝通，二者之間難免有溝通能力及表達(dá)接受信息之間的障礙。為克服這種障礙，就要求管理者在向員工宣布一項(xiàng)任務(wù)后，要求員工把所布置的任務(wù)再復(fù)述一遍，通過直接或間接的詢問“測試”下屬。以確認(rèn)他們是否完全了解。如果員工所復(fù)述的內(nèi)容與管理者意見一致，就說明溝通是有效的；如果員工對管理者的意見領(lǐng)會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，可以及時(shí)地進(jìn)行糾正，調(diào)整陳述方式，以免帶來不可估量的損失。
  第二、對不同的員工使用不同的語言
  在同一組織中，不同的員工往往有不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產(chǎn)生不同的理解。另外，由于專業(yè)化分工不斷深化，不同的員工都有不同的“行話”和技術(shù)用語。而管理者往往注意不到這種差別，以為自己說的話都能被其他人恰當(dāng)?shù)睦斫猓瑥亩o溝通造成了障礙。溝通時(shí)必須根據(jù)接收者的具體情況選擇語言，語言應(yīng)盡量通俗易懂，盡量少用專業(yè)術(shù)語。以便接收者能確切理解所收到的信息。
  管理者要慎重語言，選擇員工易于理解的詞匯，使信息更加清楚明確。對容易產(chǎn)生歧義的話語應(yīng)盡量避免使用，或者對于可能產(chǎn)生誤解的話語，作必要的解釋說明，表明自己真實(shí)態(tài)度和情感，以澄清誤解。在傳達(dá)重要信息的時(shí)候，為了消除語言障礙帶來的負(fù)面影響，針對接受信息人的情況，酌情使用對方易懂的語言確保溝通有效。
  第三、積極傾聽員工的發(fā)言
  一位擅長傾聽的領(lǐng)導(dǎo)者通過傾聽可以從下屬那里獲得信息并對其進(jìn)行思考。有效準(zhǔn)確的傾聽信息，將直接影響管理者的決策水平和管理成效，并由此影響公司的經(jīng)營業(yè)績。
華恒智信認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者傾聽時(shí)不是被動(dòng)的聽，而是要主動(dòng)的對信息進(jìn)行搜索和理解。積極的傾聽要求管理者把自己置于員工的角色上，要想象他的思路，體會(huì)他的世界，以便于正確理解他們的意圖，而不是你想理解的意思，避免進(jìn)入“和自己說話”的陷阱。企業(yè)管理者應(yīng)盡量給員工多的時(shí)間讓他們相互交談，并且在傾聽的過程用動(dòng)作語言表現(xiàn)你對員工談話的濃厚興趣。使員工感覺到你是在誠心誠意地傾聽他們的見解，這樣員工會(huì)毫無保留地把真實(shí)想法說出來。善于傾聽的人能及時(shí)發(fā)現(xiàn)他人的好處，并創(chuàng)造條件讓其積極性發(fā)揮作用。傾聽本身也是一種鼓勵(lì)方式，能提高對方的自信心和自尊心，加深彼此的感情，因此也激發(fā)出對方的工作熱情與負(fù)責(zé)精神。
  作為一名管理者，有效地傾聽是必要的。有時(shí)常常是說話者一時(shí)的靈感自己并有沒有意識(shí)到，對聽者來說卻是極大的啟發(fā)。
  第四、恰當(dāng)?shù)氖褂弥w語言
  美國心理學(xué)家艾伯特•梅拉比安經(jīng)研究認(rèn)為：在人們溝通中所發(fā)送的全部信息中僅有7％是由語言來表達(dá)的，而93％的信息是用非言語來表達(dá)的。因此管理者必須注意自己的肢體語言與自己所說的話的一致性，這樣會(huì)在很大程度上跨越言語溝通本身固有的一些障礙，提高溝通效率。
  肢體語言是交流雙方內(nèi)心世界的窗口，它可能泄露我們的秘密。一個(gè)成功的溝通者在強(qiáng)化溝通的同時(shí)，必須懂得非語言信息，而且盡可能了解它的意義，磨練非語言溝通的技巧，注意“察言觀色”，充分利用它來提高溝通效率。這就要求管理者在溝通時(shí)，要時(shí)刻注意與員工交談的細(xì)節(jié)問題，不要以為這是“雕蟲小技”而忽視。
  第五、注意保持理性，避免情緒化行為
  在接受信息的時(shí)候，接收者的情緒會(huì)影響到他們對信息的理解。情緒能使我們無法進(jìn)行客觀理性的思維活動(dòng)，而代之以情緒化的判斷。管理者在與員工進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)該盡量保持理性和克制，如果情緒出現(xiàn)失控，則應(yīng)當(dāng)暫停進(jìn)一步溝通，直至恢復(fù)平靜。
  第六、減少溝通的層級(jí)
  在許多企業(yè)中，機(jī)構(gòu)設(shè)置比較復(fù)雜，信息的傳遞需要跨越許多中間環(huán)節(jié)，才能到達(dá)終點(diǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)組織建設(shè)，積極改善組織結(jié)構(gòu)和加強(qiáng)組織文化，使企業(yè)能夠較好的發(fā)揮溝通的功能。為避免溝通過程中信息的失真，可以精簡機(jī)構(gòu)，建立一支精明的團(tuán)隊(duì)，根據(jù)組織的規(guī)模、業(yè)務(wù)性質(zhì)、工作要求等選擇溝通渠道，制定相關(guān)的工作流程和信息傳遞程序，以保證信息上傳下達(dá)渠道的暢通，為各級(jí)管理者決策提供準(zhǔn)確可靠的信息。也可以通過召開例會(huì)、座談會(huì)等形式傳遞和收集信息。企業(yè)有必要設(shè)立一個(gè)獨(dú)立于各職能部門以外的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)內(nèi)部的溝通工作，確保信息的真實(shí)，使每一次溝通都得到預(yù)想的目的，提高溝通效率。
  因此，管理者在與員工進(jìn)行溝通時(shí)應(yīng)盡量減少溝通的層級(jí)，越是高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)者越應(yīng)該注意與員工直接溝通。
  第七、變單向溝通為雙向溝通
  很多企業(yè)溝通只是單向的，即只是領(lǐng)導(dǎo)者向下傳達(dá)命令，下屬只是象征性的反饋意見，這樣的溝通不僅無助于決策層的監(jiān)督和管理，時(shí)間一長，必然挫傷員工的積極性及歸屬感，所以，單向溝通必須變?yōu)殡p向溝通。
  雙向溝通有利于促進(jìn)人際關(guān)系和加強(qiáng)雙方緊密合作，能激勵(lì)員工參與管理的熱情，久而久之，給企業(yè)會(huì)帶來不可估量的影響。同時(shí)，企業(yè)組織者和管理者也應(yīng)該掌握溝通技巧，認(rèn)真聽取員工的意見，發(fā)掘和利用員工的聰明才智，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造性，這樣企業(yè)最終會(huì)得到豐富利益的。
  作為管理人員，要想取得溝通的效果，就需要在溝通的過程中，不僅注重與員工溝通的次數(shù)，而且更應(yīng)該注重溝通的質(zhì)量，講究溝通技巧，運(yùn)用適當(dāng)?shù)臏贤ㄔ瓌t和溝通方式，才能到達(dá)良好的效果。
  總而言之，在管理者與員工之間進(jìn)行的雙向溝通，其關(guān)鍵在于管理者。
（資料來源《領(lǐng)導(dǎo)者》，華恒智信人力資源顧問有限公司整理）
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