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| 商務活動中工作餐的注意要點 |
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商務談判與禮儀：商務活動中工作餐的注意要點，商務談判與禮儀：商務活動中工作餐的注意要點，商務談判與禮儀：商務活動中工作餐的注意要點，商務談判與禮儀：商務活動中工作餐的注意要點，
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商務活動中工作餐的注意要點
在日常生活里，人們經常上會碰到這樣的情景：幾位衣著考究的商界人士，正坐在一某一家餐館里進行會晤。他們面前的餐桌之上，菜肴與酒水往往并不一定非常豐盛，然而他們的神態卻極其嚴肅而認真，并且津津有味地邊吃邊談。稍加注意一些的話，就會發現，此時此刻他們的的確確是“醉翁之意不在酒”，因為他們對于交談的興致似乎是比對于進餐的興致要遠遠高出許多。
有人或許會產生疑問：他們又不是沒有自己的辦公室，干什么不老老實實地先吃好飯，然后再去辦公室里談正經事呢？何必要多此一舉，一心二用呢？提出這類疑問的人恐怕不太了解，如上所述的那種商界人士的聚餐，其實并非為求裹腹而已，而是巧借用餐的形式所進行的一種經常性的商務活動。它的正式名稱，應當叫作工作餐。
工作餐，在商界有時亦稱商務聚餐，或者餐會。它所指的是，在商務交往中具有業務關系的合作伙伴，為進行接觸、保持聯系、交換信息或洽談生意，而假借用餐的形式所進行的一種商務聚會。站在商務禮儀的角度來看，正規的工作餐既不同于正式的宴會，也不同于親友們的會餐。在一般情況下，工作餐通常具有下述六個方面的顯著特點。
其一，它重在創造一種氛圍。同正式的宴會相比，工作餐所強調的不是形式與檔次，而有意在以餐會友，重在創造出一種有利于商務人員進一步進行接觸的輕松、愉快、和睦、融洽、友好的氛圍。
其二，它具有某種實際目的。商務人員講究的是務實，工作餐自然也如此。同親友之間的會餐相比，工作餐并非無所事事，單純只是為了讓大家碰碰頭、談談心、聯絡聯絡感情而已。其實，它是以另外一種形式所繼續進行的商務活動，換言之，它只不過是一種權且以餐桌充當會議桌或談判桌，改頭換面所進行的非正式的商務會談而已。
其三，它大都要求較小規模。就參加者的人數而言，工作餐通常與聲勢浩大的宴會或會餐難以比拭。因其重在處理實際問題，為了防止眾口難調，或是難以確保人人暢抒心曲，故此工作餐的實際參加人數往往較少。一般來說，工作餐大都不是多邊性聚會，而是以雙邊性聚會為主。它既要吧是兩個人之間的單獨約會，也可以是有關雙方各派幾名代表參加。但是，參加工作餐的總人數，以不超過十人為好。與事無關者、配偶、子女等等，均不宜到場。
其四，它通常是在午間舉行。宴會與會餐，大都選定在晚上舉行，并且往往喜歡舉行于節假日或是周末。這是為了使參加者在時間上感到方便，同時也是一種社交慣例。如是，工作餐的時間選擇便與此不同。為了合理地利用時間，不影響參加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午間，利用工作之間的間歇舉行。是故，它在歐美往往被叫作工作午餐，或是午餐會。應當說，將工作餐見縫插針地安排在工作日的午間舉行，這件事情本身就體現著商務人員講求辦事效率的務實精神。
其五，它可以隨時隨地舉行。在舉行工作餐之前，主人不必向客人發出正式的請柬，客人也不必為此而提前向主人正式進行答復。一般而言，只有賓主雙方感到有必要坐在一起交換一下彼此之間的看法，或是就某些問題進行磋商，大家都可以隨時隨地舉行一次工作餐。時間不必早早商定，地點也可以臨時選擇。它可以由一方提議，也可以由雙方共同堅定；可以提前若干天約好，也可以當天臨時決定。總之，只有有關各方同意參加，工作餐即可舉行。
其六，它由提議者出面作東。工作餐多在外面的營業性餐館里舉行，所以其作東者自有特殊之處。根據慣例，無論工作餐舉行于何處，哪一方首先提議舉行工作餐，即應由哪一方出面作東。而東道主一方出席工作餐時的行政職務最高者，便是理所染色在的主人。以名義上的主人位高、事繁，無暇他顧，著手張羅工作餐的，多是其秘書或公關人員。
要成功地籌辦一次工作餐，僅僅從理論上了解其上述主要特點，還是遠遠不夠的。除此之外，還須系統地掌握基本的工作餐禮儀。它所指的，主要是有關工作鈹的禮儀規范。其主要之點包括工作鈹的安排、工作餐的作東、工作餐的進行，等等。下面，分別對其各作介紹。
首先，是工作餐的安排。安排工作餐，此處主要是在工作餐進行之前的有關準備事項。這件事情，主要應由東道主一方所負責。它主要分為目的、時間、地點三個具體問題。
一目的。主動提議與他人一道共進一次工作餐，提議者大都胸中有數，意欲借此機會來實現自己的某種目的。假如毫無任何目的性可言，那么工作餐便不成其為工作餐了。
一般來說，利用工作餐這一極其靈活的商務活動的具體形式，商務人員可以會晤客戶，接觸同行，互通信息，共同協商，洽談生意。此外，也可以以之接待新朋友和面試應聘者。然而有一點必須明確，那就是舉行一次工作餐，首先應當有要事要辦，要能夠解決實際問題，絕對不允許無的放矢，將其等同于吹牛、聊天、發牢騷的無所事事的“神仙會”，浪費有關各方無比寶貴的時間。
已經明言，與有關人士一道共進工作餐，其實只不過是暫時轉移一下工作的陣地罷了。舉行工作餐，主要是為了與有關人士就某些雙方共同感興趣的問題進行一種非正式的會談。所以，在此之前，必須確定自己的目的，以便為其定下基調。此后所作的與一切，均應與自己的目的密切相關。
二是時間。舉行工作餐的具體時間，原則上應當由工作餐的參與者共同協商決定。有時，亦可由作東者首先提議，并且經過參與者的同意。不管怎么說，它都應當既方便于眾人，又不至于耽誤正經事。
按照慣例，工作餐不應當被安排在節假日，而應當是在工作日舉行。舉行工作餐的最佳時間，通常被認為是中午的十二點鐘或一點鐘左右。若無特殊情況，每次工作餐的進行時間以一個小時左右為宜，至多也不應當超過兩個小時。當然，若是屆時要事尚未談完，而大家一致同意，適當地延長一些時間也未必不可。
有些關系密切的商務伙伴，往往會以工作餐為形式進行定期的接觸。也就是說，有關各方事先商定，每隔一定時間，如每周、每月、每季，在某一既定的時間舉行工作鈹，以便保持經常性的接觸。
三是地點。根據慣例，舉行工作餐的地點應由主人選定，客人們則應當客隨主便。具體而言，舉行工作餐的地點可有多種多樣的選擇。飯莊、酒樓的雅座，賓館、俱樂部、康樂中心附設的餐廳，高檔的咖啡廳、快餐店，等等，都可予以考慮。不過從總體上講，先定工作餐的具體地點時，應當主要兼顧主人的主要目的與客人的實際情況。
舉例來說，如果主人打算在共進工作餐之際與客人初步敲定某一筆生意，那么最好將用鈹地點選擇在寧靜、優雅之處，使雙方免受外界干擾，專心致志地達成協議。若是一位男主人初次與一位僅有一面之交的女客戶共進工作餐，前者所提議的用餐地點要是過于幽靜了，則未免會使雙方有所不便，甚至會導致后者的誤解。
如果主人準備借共進工作餐之機同自己的老客戶互通一下情報，或者相互交流一下意見，那么將其安排在俱樂部、康樂中心所附設的餐廳里進行，在大家好好玩過一番之后，再邊吃邊談，效果可能會更好一些。因為大家是老朋友了，不必時時刻刻正襟危坐。再說，那里輕松而隨意的氣氛，也容易讓人松弛下來。可是，若是在此處利用共進工作餐的機會面試一位應聘者，則顯得有些不夠嚴肅了。
總之，工作餐的用餐地點盡管應由主人選定，但主人在作出具體的選擇時，還是有必要考慮一下客人的習慣與偏好，并給予適當的照顧。如果有必要，主人不妨同時向客人推薦幾種自己鐘意的地點，而請客人從中挑選。或是索性讓客人自己提出幾個地點，然后再由賓主雙方共同商定。
一般來說，主人與某一方面的客人多次進行工作餐時，尤可不必固定在某一地點。不過，若是舉行定期的工作餐的話，這么作則是允許的。
其次，是工作餐的作東。作為主人，工作鈹的作東者在舉行工作餐的時候，大致必須負責如下幾件事情，對此不聞不問，就是一種失職。
第一，要負責通知客人。正式決定進行工作餐之后，依照常規應由主人負責將相關的時間、地點、人員、議題等等，通報給其他人員。對于重要的人士，尤須由主人親自相告。
如果賓主雙方事先講好了要在某處共進一次工作餐，那么主人在將一切具體事宜操辦完畢之后，仍須再一次地詳告于客人。僅僅告知對方具體的時間、地點，有時還遠遠不夠，作為主人，做東者還必須善解人意地同時將工作餐將在哪一個餐廳進行、那一個餐廳的具體方位與主要特征、交通的大致路線、賓主雙方在何處會面等等，一并告之于對方。
假定主人所邀請出席工作餐的人員之中，有個別人彼此之間尚未相識，那么在對對方進行邀請或通知時，最好先打一個招呼，若無特殊原因，出席工作鈹的人員一經確定，并正式進行通知之后，不宜臨時再對其增加。萬一有必要增加，也要首先征得客人的同意。
第二，要負責餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐，通常需要提前預訂座位。此事依例應由主人負責。如果對此無知，而臨時貿然前往，不但有可能會排長隊，浪費時間，而且還有可能根本沒有指望找到座位。
前往餐館訂座，目前主要有下列五種方法。其一，是派遣專人前去訂座。其二，是撥打指定的電話號碼進行訂座。其三，是利用傳真進行訂座。其四，是利用電子計算機網絡進行訂座。其五，是使用餐館所發放的特惠卡或VIP卡進行訂座。
至于在上述五種方法之中具體采用哪一種為好，關鍵是要看何者有效。哪一種方法能夠確保自己預訂到理想的座位，就應當優先對其加以采用。
在訂座時，必須將自己的有關要求，例如：理想的位置、用餐的時間、大致的時間、到場的人數、特殊的要求、付費的方式等等，同時告訴餐館的工作人員。有必要的話，還應依照對方的要求，預付一定數額的押金。
即使座位已經先期訂妥，東道主一方亦須派人提前一些時間到達現場，以便落實一下預定的座位有無變故，免得屆時出現“座位危機”。
第三，要負責迎候客人。商務禮儀規定，舉行工作餐時，作東者必須先于客人抵達用鈹地點，以迎候客人們的到來。這是一種慣例，也是一種禮貌。
在正常情況之下，作東者應當至少提前十分鐘抵達用餐地點。稍事休整之后，即應在適當之處恭迎客人們的到來。一般認為，餐館的正門之外、預訂好的餐桌旁、餐館里的休息室，以及賓主雙方提前約好的會面地點，都是作東者迎賓的適當之處。
倘若賓主在此之前尚未謀面，則主人還可親自驅車前往迎接客人。另外，也可以在通知對方之時，與對方互相通報一下賓主雙方各自的基本特征，例如性別、年齡、高矮、胖瘦、著裝等等，以便于雙方屆時相互進行辨認。
在迎候地點，賓主雙方見面之后，應一一進行握手，并且互致問候。如果雙方的人員不盡熟悉的話，雙方的負責人還須各自對自己的隨員一一進行介紹。
假定作東者因故不能提前抵達用餐地點迎候客人，最好是委托專人代表自己前往。必要時，作東者還須說明原因，并為此向客人致歉。不管怎么說，客人準時抵達后而無人迎候，都算是主人的失禮。
第四，要負責餐費結算。根據常規，工作餐的結算，應當由作東者負責。具體來講，工作餐的付費方式通常又分為“主人付費”與“各付其費”等兩種。
所謂“主人付費”，指的是在就餐結束后，由作東者自掏腰包，負責買單付賬。要是賓主十分熟悉，則作東者在餐桌上當著客人們的面算賬掏錢即可。要是賓主雙方初次相識，或者交往甚淺，則作東者一般不宜當著客人的面，在餐桌上查看賬單和算賬掏錢。得體的做法是，作東者應當先與侍者通通氣，獨自前往收款臺結賬。或是在自己送別客人之后，再回頭來結賬。盡量不要讓侍者當著客人們的面口頭報賬。更不能讓侍者將賬單不明主次地遞到了客人的手里。
所謂“各付其費”，又稱“AA制”。它是就餐結束后，由全體用餐者平均分攤賬單，各自支付各自所應支付的費用。在國外，商界人士在共進工作餐時，更多的是以此種方式付費。采用此種付費方式，需要有言在先。在算賬時，作東者所要做的，主要是動手算賬，伸手收錢，跑腿交費而已。
在結賬時，不管是“主人付費”還是“各付其費”，都要符合本地的習慣。因考慮不周而惹人非議，則明顯算是作東者的失策。
最后，是工作餐的進行。在參加工作餐時，賓主雙方都有一些需要通曉的注意事項。它們主要包括如下四條：
其一，就餐的座次。鑒于工作餐是一種非正式的商務活動，所以人們對于其座次通常都是不太講究的。不過，仍有下述幾點應予注意。
可能的話，一起共進工作餐的人士應當在同一張餐桌上就餐，盡量不要分桌就座。萬一同一張餐桌上安排不下，則最好將全體用餐者分桌安排在同一個包間之內。倘若分桌就座時，一般并無主桌與次桌之分。但是，仍可將主人與主賓所在的那張餐桌視為主桌。
在餐桌上就座時，座次往往不分主次，而可由就餐自由就座。不過出于禮貌，主人不應率先就座，而是應當落座于主賓之后。若是主人為主賓讓座的話，一般應當請對方就座于下列之一較佳的座次；主人的右側或正對面，面對正門之處，主畫之下，視野開闊之處，以及能夠觀賞優美的景致的位置。主人宜坐的位置，則在主賓之左或者其正對面。
主人與主賓若是同性，則雙方就座時可根據具體情況有較多的選擇。主人與主賓若為異性，則雙方最好是對面而座。
賓主雙方各自的隨員就座時，一般可在雙方的上司入座后自由地擇位而座。有時，客方的隨員亦可聽從主人的安排而坐。需要翻譯時，既可令其就座于主人與主賓之間，亦可安排其就坐在主人左側。
其二，菜肴的選擇。與宴會、會餐相比，工作餐僅求吃飽，而不刻意要求吃好。因此，工作餐上上桌的菜肴大可不必過于豐盛。它的安排，應以簡單為要。只要菜肴清淡可口，并且大體上夠吃，就算是基本“達標”了。
根據常規，工作餐的菜肴安排應當由東道主負責。然而東道主若要表現得稱職，在其具體安排菜肴、飲料時，最好還是先同其他人，特別是主賓，進行一下協商為好。最重要的，是要主動回避對方的飲食禁忌。
假使擔心客人過于拘束，不愿將自己的飲食習慣以實相告的話，則主人最好不要包辦代替，為大家統一點菜。此刻的可行之法是：由每位用餐者各點一道菜，由大家各點各的，或者統一選擇套餐。
出于衛生方面的考慮，工作餐最好采取“分餐制”的就餐制的就餐方式。不習慣的話，代之以“公筷制”亦可。
在一般情況下，工作餐假營業性餐館舉行時，可酌情安排一些該餐館拿手的“特色菜”，只是沒有必要非上山珍海味不可。
為不耽誤工作，工作餐所上的飲料應將烈性酒除外。同時，全體就餐者還須自覺地禁煙，而不論自己就餐的餐館是否有此規定。
其三，席間的交談。舉行工作餐時，講究的是辦事與吃飯兩不耽誤。所以，在為時不久的進餐期間，賓主雙方所擬議進行的有關實質性問題的交談，通常開始得宜早不宜晚。不要一直等到大家都吃飯喝足了，方才正式開始交談。那樣一來，時間便往往不太夠用。
依照商務禮儀的規定，待主賓用畢主菜之后，主人便可以暗示對方交談能夠開始了。此刻，主人說一聲“大家談一談吧”，道一句“向您請教一件事情”，皆可作為交談的正式開始。在點菜后、上菜前，亦可開始正式交談。
有關各方在百忙之中共進工作餐，意在談論正事。所以賓主在交談之中不宜節外生枝，偏離正題。自己說話時，不要東拉西扯，手科打揮。別人說話時，則務必要認真傾聽，既不要中途打岔，也不要與旁人七嘴八舌，心不在焉。
在交談中，注意不要影響他人用餐。所以有必要講講停停，一張一弛。在別人用餐時，切勿毫無眼色地向其討教。自己在講話時，不要長篇大論，或是張牙舞爪，口水狂飛。
一般來講在用工作餐時的交談，不宜錄音、錄像，或是布置專人進行記錄。非有必要進行筆錄或使用計算器、便攜式電腦時，應先向交談對象打招呼，并求得對方首肯。千萬不要隨意自行其事，好似對對方缺乏信任一般。發現對方對此表示不滿時，切勿堅持這么做。
在交談期間，有關人員均不宜中途無故離去，也不宜離座去與其他人交談。實際上，在工作餐上忙于交談的人，都不希望受到外人的打擾。如果在用餐期間偶爾遇見了自己的熟人，向其打個招呼，或是將其與自己的同桌之人互作一個簡略的介紹，通常都是合乎禮儀的。但是，不允許擅作主張，將其留下來一道就餐。要是有人不識相，賴在邊上久久不去，不妨施辭委婉地向對方下上一道有禮貌的“逐客令”。比方說，可以告訴對方：“某先生，再會，您很忙，我就不再占用您的寶貴時間了。”或者是：“某小姐，我們明天再聯系，我會主動打電話給您。”這么一來，對方就不能不“知難而退”了。
其四，用餐的終止。進行工作鈹，必須注意適可而止。依照常規，擬議的問題一旦談妥，工作餐即可告終，不一定非要拖至某一時間不可。
在一般情況下，賓主雙方均可首先提議終止用餐。主人將餐巾放回餐桌之上，或是吩咐侍者來為自己結賬；客人長時間地默默無語，或是反復地看表；都是在向對方發出“用餐可以到此結束”的信號。只是在此問題上，主人往往需要負起更大的責任。尤其是在客人需要“趕點”去忙別的事情，或者賓主雙方接下來還有其他事要辦時，主人更是應當掌握好時間，使工作餐適時地宣告結束。
當有人用餐尚未完畢，或是有人正在發表高論時，一般不宜提出終止用餐。在就餐期間不告而辭，或者在中途借故離去，也是失敬于人的。
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